Restrizioni NY per il monitoraggio elettronico dei dipendenti Leave a comment


L’8 novembre 2021, il governatore di New York Kathy Hochul ha firmato una legge e emendamento alla legge sui diritti civili di New York che richiede ai datori di lavoro con sedi di attività nello stato di fornire un preavviso relativo al monitoraggio del telefono, della posta elettronica o dell’utilizzo di Internet dei dipendenti. Sebbene l’emendamento non entrerà in vigore fino al 7 maggio 2022, i datori di lavoro potrebbero voler iniziare ad aggiornare le proprie politiche e implementare sistemi per fornire le informazioni richieste prima della data di entrata in vigore dell’emendamento.

Quali aziende e individui sono coperti?

La legge si applica a qualsiasi persona fisica o giuridica con sede di attività a New York.

Quali attività di monitoraggio elettronico sono coperte?

La legge si applica in generale a conversazioni o trasmissioni telefoniche, posta elettronica o trasmissioni o accesso a Internet o utilizzo “di o da parte di un dipendente da parte di qualsiasi dispositivo o sistema elettronico, incluso ma non limitato all’uso di computer, telefono, filo, radio, o sistemi elettromagnetici, fotoelettronici o foto-ottici”. Data questa ampia definizione, è probabile che la legge influirà sulla maggior parte dei datori di lavoro privati ​​nello stato.

Quali attività di monitoraggio elettronico sono esentate dalla copertura?

Nonostante la sua ampia portata, la legge non copre i processi “progettati per gestire il tipo o il volume della posta elettronica in entrata o in uscita o della segreteria telefonica o dell’utilizzo di Internet”. La legge non si applica inoltre ai processi “non mirati a monitorare o intercettare la posta elettronica o l’utilizzo del telefono di un particolare individuo”. Infine, non sono disciplinati dalla legge i processi “eseguiti ai soli fini della manutenzione e/o protezione del sistema informatico”.

Quali sono alcuni degli obblighi di conformità?

La legge richiede ai datori di lavoro privati ​​che “monitorano[] o intercettare in altro modo[] [employee] conversazioni o trasmissioni telefoniche, posta elettronica o trasmissioni o accesso o utilizzo di Internet” per fornire un avviso scritto a tutti i dipendenti soggetti a monitoraggio elettronico. Inoltre, i datori di lavoro devono pubblicare un avviso di monitoraggio elettronico in un “luogo ben visibile che sia prontamente disponibile per la visualizzazione” da parte dei dipendenti interessati.

Quali informazioni devono essere incluse nell’avviso?

Ai sensi della legge, i datori di lavoro sono tenuti a informare i dipendenti che “tutte le conversazioni o trasmissioni telefoniche, posta elettronica o trasmissioni, o l’accesso a Internet o l’utilizzo da parte di un dipendente da parte di qualsiasi dispositivo o sistema elettronico” possono essere soggette a monitoraggio “in qualsiasi volte con ogni mezzo lecito”. La legge richiede che la comunicazione scritta informi i dipendenti che i dispositivi o sistemi elettronici che possono essere soggetti a monitoraggio includono, ma non sono limitati a, “computer, telefono, filo, radio o sistemi elettromagnetici, fotoelettronici o foto-ottici”.

Quali sono le forme di prova che l’avviso è stato fornito ai dipendenti?

La legge richiede che i dipendenti confermino la ricezione dell’avviso, “per iscritto o elettronicamente”. I datori di lavoro dovrebbero prendere in considerazione la possibilità di conservare registrazioni scritte o elettroniche della notifica e del riconoscimento da parte di ciascun dipendente soggetto a monitoraggio elettronico.

Quando può essere fornito un avviso ai dipendenti?

I datori di lavoro di New York potrebbero voler fornire una notifica scritta del monitoraggio elettronico agli attuali dipendenti prima del 7 maggio 2022, data di entrata in vigore della modifica. Ai sensi della legge, i datori di lavoro devono fornire ai nuovi dipendenti un preavviso “al momento dell’assunzione”. Di conseguenza, i datori di lavoro potrebbero voler aggiornare le proprie politiche e iniziare a emettere avvisi all’inizio del 2022 per garantire la conformità a questi requisiti.

Quali sono le conseguenze della violazione della legge?

La legge prevede l’irrogazione di sanzioni civili per le violazioni dei suoi requisiti. I datori di lavoro trovati in violazione della legge sono soggetti a sanzioni civili che vanno da un massimo di $ 500 per un primo reato fino a un massimo di $ 3.000 per un terzo reato e per ogni successivo reato. L’Ufficio del Procuratore Generale dello Stato di New York applicherà la legge.

© 2021, Ogletree, Deakins, Nash, Smoak & Stewart, PC, Tutti i diritti riservati.Rassegna del diritto nazionale, volume XI, numero 363



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