La Russia modifica la legislazione sul lavoro sul flusso di lavoro dei documenti elettronici Leave a comment


Il 22 novembre 2021, il presidente russo ha firmato il Legge sugli emendamenti al Codice del lavoro della Federazione Russa*, che stabilisce la procedura per il flusso di lavoro dei documenti elettronici nei rapporti di lavoro.

La legge è entrata in vigore il 22 novembre 2021.

I requisiti relativi ai contenuti e ai formati dei documenti elettronici stabiliti dalle autorità esecutive federali, compreso il Ministero del lavoro della Russia, si applicheranno dal 1° marzo 2023.

Le disposizioni del Codice del lavoro russo sull’interazione tra il Lavorare in Russia* la piattaforma e il sistema informativo del datore di lavoro, che consente la firma di documenti elettronici, si applicheranno dal 1 settembre 2022.

Le principali novità previste dalla Legge

La Legge prevede la creazione, la sottoscrizione, l’uso e la conservazione dei documenti relativi al lavoro in formato elettronico senza duplicazione su carta, compresa la possibilità di concludere un contratto di lavoro per via elettronica e la lettura della normativa locale del datore di lavoro in formato elettronico.

Il flusso di lavoro dei documenti elettronici non si applica a quanto segue: registri di lavoro (“trudovye knyzhki”) e le informazioni sull’assunzione dei dipendenti in formato elettronico, le denunce di infortuni sul lavoro, le ordinanze di cessazione del rapporto di lavoro e i documenti di formazione in materia di salute e sicurezza dei dipendenti.

La creazione, la firma, l’utilizzo e l’archiviazione dei documenti e del workflow documentale elettronico possono essere effettuate:

  • attraverso la piattaforma digitale unificata Work in Russia nell’area dell’occupazione e dei rapporti di lavoro, compresa l’interazione tramite il portale unificato per i servizi statali*; o
  • attraverso il sistema informatico del datore di lavoro, che consente la sottoscrizione e la conservazione dei documenti informatici e la registrazione della ricezione dei documenti da parte delle parti del rapporto di lavoro.

Il governo russo stabilirà l’interazione tra la piattaforma digitale, il portale dei servizi statali e il sistema informativo del datore di lavoro.

Se un datore di lavoro decide di introdurre un workflow documentale elettronico, deve emanare un atto normativo locale che tenga conto del parere dell’organo eletto del primario sindacato. Tale atto locale deve prevedere:

  • informazioni sul sistema informatico utilizzato dal datore di lavoro;
  • la procedura per l’accesso al sistema informativo del datore di lavoro;
  • l’elenco dei documenti elettronici e l’elenco delle categorie di dipendenti per i quali si applica il flusso di lavoro dei documenti elettronici;
  • il termine per informare i dipendenti del passaggio all’interazione con il proprio datore di lavoro tramite il flusso di lavoro dei documenti elettronici; e
  • informazioni sulla data di introduzione del flusso di lavoro dei documenti elettronici.

Ogni dipendente deve essere informato del passaggio all’interazione con il datore di lavoro tramite il flusso di lavoro documentale elettronico e il diritto del dipendente di acconsentire a tale interazione per iscritto.

L’assenza del consenso del dipendente all’interazione con il datore di lavoro mediante il flusso di lavoro documentale elettronico dovrebbe essere considerata una rinuncia a tale interazione. Il lavoratore, tuttavia, conserva il diritto di prestare il consenso in un secondo momento. L’assenza di consenso non può essere la base per rifiutare di assumere o licenziare un dipendente.

Il datore di lavoro deve fornire, gratuitamente, documenti cartacei debitamente certificati relativi al proprio rapporto di lavoro ai dipendenti che non hanno dato il loro consenso a interagire con il datore di lavoro tramite flusso di lavoro documentale elettronico.

I nuovi dipendenti devono essere informati sul flusso di lavoro dei documenti elettronici. Il consenso non sarà richiesto per:

  • assunti dopo il 31 dicembre 2021; e
  • quelli senza storia lavorativa al 31 dicembre 2021.

Per firmare documenti elettronici verrà utilizzata una firma elettronica qualificata avanzata, una firma elettronica non qualificata avanzata o una semplice firma elettronica, a seconda che si utilizzi il sistema informativo del datore di lavoro o la piattaforma digitale Work in Russia e il tipo di documenti di lavoro da completare.

Se un dipendente non dispone di una firma elettronica, il datore di lavoro deve sostenere i costi per ottenere e utilizzare tale firma elettronica.

Commenti

È necessario che i datori di lavoro:

  • decidere se implementare il flusso di lavoro dei documenti elettronici;
  • rivedere la procedura per la formalizzazione dei documenti di lavoro e l’interazione con i dipendenti e i candidati all’assunzione;
  • adottare un atto normativo locale relativo al flusso di lavoro dei documenti elettronici; e
  • adeguare i processi interni ei documenti del personale (es. contratti di lavoro, atti normativi locali) ai requisiti di Legge.



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